Gestionnaire au secrétariat du Conseil d'Administration H/F - Réf. FPOST772019

Localisation : Paris 9

Présentation

Île-de-France Mobilités (anciennement STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.


Au coeur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l'exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l'ensemble des transports d'Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…).

 

Présentation de la Direction du Cabinet :


Le cabinet-secrétariat du conseil a pour missions de :


  • assurer une interface régulière avec les administrateurs d'Ile-de-France mobilités et les partenaires institutionnels, en lien étroit avec le Directeur Général et les autres directions,

  • organiser les conseils d'administration et coordonner les directions dans le cadre des différentes instances de validation des dossiers soumis au vote du Conseil,

  • suivre auprès des services, les courriers à enjeux institutionnels et politiques,

  • valider l'ensemble des courriers produits par les directions en en garantissant un haut niveau de qualité sur le volet rédactionnel et de message institutionnel.



Contexte du poste :



Le Secrétariat du Conseil, direction du Cabinet, assure le fonctionnement du Conseil d'Administration, composé de 29 membres, du Bureau, des 4 commissions techniques préalables à chaque Conseil et du Comité des Partenaires du Transport Public.

Le nombre de Conseils est de six au minimum par an.

Activités

Pour la préparation et le suivi des réunions du bureau, des Commissions, du Comité des Partenaires des séances du Conseil en collaboration avec l'équipe, le (la) titulaire du poste sera en charge de :



Préparer les instances :

- Gérer les calendriers des instances

- Accompagner les services dans la préparation des dossiers

- Collecter, corriger, saisir et formaliser les documents (rapports, délibérations, projets d'actes annexes, notes…)

- Préparer et diffuser les convocations et les dossiers (envoi papier et dématérialisé) 

- Préparer la mise en ligne

- Piloter l'organisation matérielle des séances (réservation de salles matériel, enregistrement, information des intervenants, accueil café, liste d'émargements…)

- Veiller au quorum des instances


 

Participer aux différentes instances du Conseil :

- Gérer la liste d'émargement et l'enregistrement des pouvoirs

- Participer au comptage des voix

- Assister les secrétaires de séances


 

Exécuter et suivre les formalités postérieures aux instances :

- Rédiger et mettre en forme les comptes rendus et procès-verbaux liés aux séances

- Gérer les délibérations de la préparation au rendu exécutoire

- Transmettre au contrôle de légalité

- Mettre en ligne les délibérations

- Elaborer et suivre le recueil des actes administratifs (RAA)

- Classer et archiver les dossiers

 

Reporting :

- Elaborer le tableau des votes

- Mise à jour des tableaux de bord de suivi d'activité du service.

Expériences

  • Savoir travailler en équipe ;
  • Avoir le sens de l'organisation, être méthodique, autonome ;
  • Etre réactif et discret ;
  • Etre disponible et savoir s'adapter aux contraintes liées à l'activité des instances
  • Maîtriser les outils informatiques (logiciel de dématérialisation, pack office)
  • Avoir le sens de l'initiative
  • Une expérience sur un poste similaire serait appréciée.

Compétences

Connaissances spécifiques

Spécificités : rythme lié à l'organisation des instances qui se déroulent en journée

Conditions de recrutement

Poste ouvert uniquement aux titulaires de catégorie B des 3 fonctions publiques