Assistant manager H/F - Réf. FPOST862019

Localisation : Paris 9

Présentation

Rôle d'Ile-de-France mobilités :

Etablissement public dépendant de la fonction publique territoriale, Île-de-France Mobilités (ex STIF) imagine, organise et finance les transports publics pour tous les Franciliens.

Au coeur du réseau de transports francilien, Île-de-France Mobilités fédère tous les acteurs (voyageurs, élus, constructeurs, transporteurs, gestionnaires d'infrastructures…), investit et innove pour améliorer le service rendu aux voyageurs.

Île-de-France Mobilités décide et pilote les projets de développement et de modernisation de tous les transports, dont elle confie l'exploitation à des transporteurs. Île-de-France Mobilités, composée de la Région Île-de-France et des huit départements franciliens, porte ainsi la vision de l'ensemble des transports d'Île-de-France (Train-rer, Métro, Tram, Bus…).

Présentation des départements :

Le Département Concertation et Information a en charge l'appui des départements « opérationnels » pour la concertation et la communication des projets. Cela consiste à concevoir la stratégie de concertation/ dialogue avec le public, piloter la communication lors des phases d'études et travaux pour les projets dont Ile-de-France Mobilités est maitre d'ouvrage.

Le département apporte également son expertise et sa contribution aux autres directions d'Ile-de-France Mobilités pour tout ce qui concerne la concertation ou les échanges avec le public.  

Le Département foncier et patrimoine est chargé de la recherche, l'acquisition, la gestion administrative, la gestion technique, la valorisation du foncier et du patrimoine immobilier d'Ile de France Mobilités. Il est également en charge du suivi et de l'élaboration de toutes conventions visant à l'utilisation temporaire du foncier d'autrui notamment dans le cadre des projets d'infrastructures.

Ce département assure la recherche du foncier nécessaire à la réalisation des opérations ; cette mission concerne principalement les dépôts bus, le foncier des infrastructures étant directement déterminé par le tracé du projet.

Il assure également le recensement et le suivi du patrimoine d'Ile-de-France Mobilités et en assure la gestion administrative. Il définit les conditions d'entretien du patrimoine détenu en pleine propriété par Ile-de-France Mobilités ou mis à disposition d'Ile-de-France Mobilités dans le cadre de conventions.

Le département foncier et patrimoine assure la gestion des dommages concernant le patrimoine d'Ile-de-France Mobilités uniquement. A ce titre, il suit toutes les procédures (assurantielles et judiciaires) pour les dommages causés par des tiers sur notre patrimoine ou les dommages causés par notre patrimoine sur des tiers ; dans ce cadre il effectue les démarches auprès des assureurs et prend en charge les réponses aux sollicitations adressées à Ile-de-France Mobilités (en particulier les référés expertises).

 

Activités

Missions communes aux deux départements :

Le-la titulaire aura en charge d'accompagner l'organisation et le fonctionnement des départements notamment :

Organiser et planifier les réunions liées aux départements (signature d'actes authentiques, réunions de concertation avec des partenaires…) et l'agenda en conséquence, et les relations avec les autres départements et partenaires extérieurs,

Assurer le suivi des parapheurs et documents produits ainsi que leur classement,

Prendre en charge les questions d'organisations matérielles des départements,

Participer à des projets transverses à l'établissement, actuels ou à venir : projet GED, référent archivages pour la direction en binôme

Missions liées au Département Concertation et Information :

Sous la responsabilité de la Cheffe de Département Concertation et Information, le titulaire participera aux missions de capitalisation du département et de la direction notamment :

assurer la mise à jour des fiches projets en lien avec les équipes projets et la direction de la communication et appuyer l'équipe pour la mise à jour des informations projets sur les sites internet sous Word Press ;

aider ou piloter à la mise à jour de certains outils comme le guide de la concertation sous InDesign, le classeur des fiches élus et cartographies des acteurs ;

assurer le rassemblement des images chantiers périodiquement (sollicitation équipe interne et opérateurs, recherche internet) ;

participer à l'alimentation de la médiathèque de la direction de la communication et la création de la banque d'images de la direction.

Le-la titulaire aura en charge l'accompagnement des équipes projets pour l'organisation d'événements liés à la vie des travaux des projets d'investissements :

de visites chantiers en interne et en externe - solliciter, proposer et suivre les différents prestataires nécessaires à l'organisation, logistique des événements (transporteurs, restaurateurs…) et le suivi budgétaire, les inscriptions …

suivi des EPI mutualisés de la direction, suivi du stockage et de nettoyage en lien avec le service des moyens généraux.

 

Missions liées au Département Foncier et Patrimoine :

Sous la responsabilité de la Cheffe de Département Foncier et Patrimoine, le titulaire participera :

  • Aux tâches liées à la gestion administrative des biens :

    Suivi de la fiscalité (vérification des documents fiscaux, mise en paiement, demandes de dégrèvements éventuelles...),

    Suivi des copropriétés (suivi des convocations, rédaction des pouvoirs, vérification des PV d'assemblée…)

    Appui administratif au suivi des procédures en matière d'assurance

    Suivi du paiement des factures et des bons de commande

     

  • A la mise à jour des données liées à la gestion administrative dans le logiciel Patrimoine et sur la GED qui recense l'intégralité du patrimoine d'Ile de France Mobilités (en particulier les données sur les dépôts bus)

  • A la mise à jour de tableaux de bord de suivi d'activité du Département

Expériences

De formation baccalauréat +2, une expérience confirmée en assistanat en gestion de projet ou assistanat de direction ainsi que dans l'organisation d'événements dont ceux de nature protocolaire souhaitée 

Compétences

-         Autonomie, méthodique et capacité d'initiative permettant de planifier les tâches,

-         Sens de l'organisation dans un souci permanent de respect des délais afin d'assurer un rôle d'appui dans la gestion des activités des services,

-         Bonne compréhension des dossiers pris en charge par les deux Départements,

-          Esprit d'équipe et bon relationnel

Connaissances spécifiques


-    Outils bureautiques : Pack office Microsoft (word, excel...)

-    Connaissance de l'environnement public et des procédures administratives

-    Connaissance d'In design et WordPress appréciée.



Conditions de recrutement

Poste ouvert uniquement aux titulaires de catégorie C des 3 fonctions publiques